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Politique sur la protection des renseignements personnels des personnes œuvrant pour le Producteur
Entrée en vigueur : 1 septembre 2023
Groupe KO et ses filliales (KOTV, KO Distribution, KO24, KOScène) (ci-après, le « Producteur ») s’engage à traiter les renseignements personnels des personnes œuvrant pour lui dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels des personnes œuvrant pour le Producteur (ci-après, la « Politique ») informe les personnes œuvrant pour le Producteur de ses pratiques quant à la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels, ainsi que de leurs droits en lien avec leurs renseignements personnels.
La présente Politique s’applique à toutes les personnes œuvrant pour le Producteur (ci-après, les « Personnes désignées ».
Dans la présente Politique, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Le Producteur recueille les renseignements personnels au sujet des personnes désignées qui sont nécessaires dans le cadre de la gestion de ses relations de travail avec elles. Le Producteur peut recueillir les renseignements personnels suivants à propos des personnes désignées:
Le Producteur prend des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour protéger les renseignements personnels des personnes désignées Ces mesures comprennent la restriction de l’accès physique aux bureaux et aux dossiers du Producteur, la restriction de l’accès non autorisé, de la communication, de l’utilisation et de la mauvaise manipulation des renseignements personnels dont le Producteur a la garde et le contrôle, le stockage des documents d’archives chez des tiers fiables, dans des locaux sécurisés, l’utilisation de pare-feu, de mots de passe et du chiffrement des fichiers pour les activités en ligne.
L’objectif du Producteur est d’empêcher tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif, tout partage ou toute modification des renseignements personnels en sa possession. Le Producteur utilise également ces mesures de protection lorsqu’il supprime ou détruit les renseignements personnels des personnes désignées.
Le Producteur tâche d’assurer la conservation de ses renseignements personnels au Québec ou, lorsque cela n’est pas possible, au Canada. Toutefois, il se peut que les renseignements stockés sur les serveurs des fournisseurs de service du Producteur soient situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ce pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Sous réserve de ces lois étrangères, le Producteur utilisera au meilleur de ses capacités des mesures contractuelles pour maintenir des protections qui assurent aux renseignements personnels des protections au moins équivalentes à celles qui s’appliquent au Québec.
Le Producteur conserve les renseignements personnels des personnes désignées uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que permis ou requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Sont considérées raisonnablement nécessaires, les durées suivantes de conservation des renseignements personnels des personnes désignées:
Le Producteur utilise les renseignements personnels des personnes désignées aux fins de la gestion de ses relations de travail et à d’autres fins légitimes qui sont détaillés dans la présente Politique, ainsi qu’à d’autres fins permises par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Par exemple, le Producteur peut utiliser les renseignements personnels des personnes désignées aux fins suivantes :
En plus des fins décrites ci-dessus, le Producteur peut également recueillir les renseignements personnels des personnes désignées à toute autre fin, avec leur consentement, lorsque requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Le Producteur peut seulement mettre à la disposition de personnes œuvrant pour lui, les renseignements personnels d’autres personnes désignées, dans la mesure nécessaire dans le cadre de l’exécution de leur travail. Les personnes œuvrant pour le Producteur qui ont accès aux renseignements personnels d’autres personnes désignées doivent s’assurer de prendre des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour les protéger. Les personnes œuvrant pour le Producteur ne pourront pas partager, copier ou utiliser à d’autres fins que dans le cadre de l’exécution de leur travail les renseignements personnels d’autres personnes désignées.
Le Producteur peut également communiquer les renseignements personnels des personnes désignées à des tiers à des fins détaillées dans la présente Politique et dans d’autres politiques et avis du Producteur, ou comme le requièrent ou le permettent la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Par exemple, le Producteur peut communiquer les renseignements personnels des personnes désignées aux catégories de tiers suivantes :
De plus, le Producteur coopérera avec les organismes chargés de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et se conformera à toute ordonnance d’un tribunal ou à toute loi exigeant la communication de renseignements personnels, sans préavis supplémentaire ni consentement des personnes œuvrant pour le Producteur concerné.
Les personnes œuvrant pour le Producteur doivent fournir au Producteur des renseignements personnels exacts et complets, et doivent mettre à jour leurs renseignements personnels détenus par le Producteur rapidement après toute modification de ces renseignements.
Les personnes désignées peuvent demander des informations sur leurs renseignements personnels détenus par le Producteur, ainsi que l’accès à ces renseignements, et peuvent demander que leurs renseignements personnels soient modifiés s’ils sont inexacts ou incomplets, sous réserve de diverses exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (notamment lorsque l’accès doit être refusé pour protéger d’autres personnes et pour protéger les renseignements privilégiés ou confidentiels du Producteur).
Les personnes désignées peuvent également demander davantage d’information sur le traitement de leurs renseignements personnels par le Producteur, notamment en ce qui concerne les catégories de personnes qui ont accès à leurs renseignements personnels au sein du Producteur ainsi que la période de rétention applicable à leurs renseignements.
Les personnes désignées peuvent adresser leurs demandes d’accès ou leurs demandes de rectification de renseignements personnels par écrit à leur gestionnaire ou superviseur. Les personnes désignées qui ne sont pas satisfaits de l’issue de leur demande adressée à leur gestionnaire ou superviseur peuvent soumettre une demande d’accès formelle directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels.
Toutes les personnes désignées qui obtiennent communication de renseignements personnels dans le cadre de l’exécution de leur travail sont responsables de maintenir la confidentialité de ceux-ci dans la mesure prévue par la présente Politique.
Plus particulièrement, Catherine Auclair, Vice-présidente principale finances et administration (vieprivee@groupeko.ca), exerce les fonctions de Responsable de la protection des renseignements personnels au sein du Producteur et est chargé de veiller au respect de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Les personnes désignées qui estiment que leurs renseignements personnels ont été traités en violation de la présente Politique peuvent soulever la question auprès de leur gestionnaire ou superviseur. Les personnes désignées qui ne sont pas satisfaits de l’issue de leur plainte et de leur question communiquent avec le Responsable de la protection des renseignements personnels, Catherine Auclair via vieprivee@groupeko.ca.
Tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels doit être immédiatement signalé au Responsable de la protection des renseignements personnels. Un incident de confidentialité comprend les situations suivantes :
Le Producteur révise régulièrement ses politiques et procédures, et peut réviser la présente Politique de temps à autre. La présente Politique, telle que révisée de temps à autre, peut être consultée sur les sites web suivants ; kotv.ca, kodistribution.ca, koscene.ca, ko24.ca, groupeko.ca.
De plus, le Producteur offrira de temps à autre aux personnes désignées de la formation en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information.
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